La checklist essenziale per un evento che “regge” davvero
Una guida concreta per trasformare un’idea in un’organizzazione solida: spazi, flussi, tempi, sicurezza, fornitori e gestione live.
Perché una checklist fa la differenza
Un evento non “funziona” perché è bello: funziona perché è governato. La checklist serve a evitare vuoti organizzativi, anticipare criticità e tenere insieme tutte le componenti (persone, spazi, tempi, sicurezza, logistica).
Obiettivi, pubblico, contesto
- Qual è l’obiettivo misurabile dell’evento (partecipazione, immagine, lancio, territorio)?
- Chi è il pubblico e quali bisogni ha (accessi, tempi, mobilità, servizi)?
- Che vincoli impone il contesto (centro urbano, luogo chiuso, aree esterne)?
Spazi e layout: cosa serve davvero
Un layout efficace non è “scenografico”: è leggibile, sicuro e gestibile. Prima di definire estetica e allestimenti, chiarisci funzioni e percorsi.
- Aree: accoglienza, backstage, pubblico, servizi, emergenze, media.
- Ingresso/uscita e punti critici (strozzature, attraversamenti, barriere).
- Compatibilità tecnica: alimentazione, carichi, ancoraggi, protezioni.
Fornitori e responsabilità
- Definisci un referente unico per ogni fornitore (nomi, contatti, tempi).
- Chiarisci “chi fa cosa” (montaggio, presidio, assistenza, smontaggio).
- Allinea documentazione e requisiti tecnici prima di arrivare in venue.
4) Flussi di pubblico e accessibilità
- Segnaletica e informazione chiara.
- Accoglienza e code (tempi e capacità).
- Punti di presidio e gestione dei picchi.
- Accessibilità: percorsi, servizi, assistenza.
5) Sicurezza, permessi, conformità
La sicurezza non è un “documento”: è un sistema. Pianifica per tempo, coinvolgendo chi deve autorizzare e chi deve gestire.
- Autorizzazioni, occupazione suolo, piano emergenze, presidi.
- Valutazione rischi: meteo, folla, infrastrutture, accessi.
- Procedure e comunicazioni operative per staff e fornitori.
6) Cronoprogramma e tempi reali
Un cronoprogramma utile è quello che regge agli imprevisti. Inserisci sempre margini, tempi tecnici e responsabilità chiare.
7) Gestione live: regia operativa
La gestione live è il momento in cui si misura la qualità dell’organizzazione: coordinamento in tempo reale, controllo dei flussi, supporto a ospiti e istituzioni, gestione degli imprevisti.
- Ruoli chiari: chi decide, chi esegue, chi comunica.
- Presidi su punti critici e verifica continua dei flussi.
- Supporto operativo a ospiti, pubblico, partner e media.
8) Chiusura, smontaggio, report
Un evento si chiude bene quando si chiude con metodo: smontaggio ordinato, riconsegne, verifica materiali, consuntivo, report e indicatori di impatto.